製造業のロット管理でリコール・トレーサビリティに備える

リコールの通知が届いた瞬間、タイマーが動き始めます。問題は該当在庫を見つけられるかどうかではありません。疑わしいロットのすべてがどこへ行き、誰が受け取り、どの原材料が投入されたかをどれだけ早く証明できるか、そこが問われます。スプレッドシットと紙の記録で回す日本のメーカーの多くにとって、その答えは分単位ではなく、日単位で測るほかありません。

これを解決するのがロット管理です。在庫を追跡可能な単位にまとめ、一つのロットを、買った顧客方向（順方向）と、原材料を供給した仕入先方向（逆方向）の双方にたどれるようにする仕組みです。うまく運用できれば、リコールは現場のパニックから、構造化された記録に残る対応へと変わります。

本稿では、リコール対応の観点でロット管理がなぜ重要か、それが基幹システム（ERP）のなかにあるとき何が変わるのか、そして今日すぐ自社のリコール体制を点検できるチェックリストを順にご紹介します。

直面する問題

食品、原料、化学のメーカーにとって、リコールは決して珍しい出来事ではありません。検査機関が汚染を指摘する、顧客が不具合を報告する、仕入先から原材料のロットが規格外だったと静かに連絡が来る。どのケースでも、監督官庁、顧客、保険会社は同じことを尋ねます。このロットがどこへ行ったか、正確に示してください。

紙の記録は、その問いを高くつきます。典型的な中小メーカーは、受入記録をファイル、生産記録を現場、出荷記録を営業のスプレッドシートに分散させています。一つのロットを追うには、担当者が三つの机の間を歩き、手書きの番号と印刷された請求書を突き合わせ、転記ミスがないことを祈るしかありません。追跡に一時間かかるごとに、不良品が棚に残る時間が一時間延びます。

より深い問題は追跡そのものではありません。そもそも追跡が可能だという前提が崩れていることです。多くの中小企業は、通知が届いたとき初めて、ロット番号が一貫して記録されていなかったことに気づきます。仕入先請求書にはあるバッチコード、生産記録はその省略形、完成品のラベルはまた別のコードをでっち上げる。突合作業は推測の連続になります。

対応を誤ったリコールは、不良品以上のコストを生みます。信用というコストです。食品や化学の日本のB2B顧客は、数日ではなく数時間での資料提示を期待します。求められたときにきれいなロットの来歴をただちに出せないメーカーは、その取引を長くは保てません。

現実のシナリオ

岡山県にある食品原料メーカーを思い浮かべてみてください。従業員約85名、西日本各地の菓子・飲料メーカー向けにフレーバーブレンドや機能性粉末を生産しています。小さな品質保証チームを擁し、熟練の現場を持つ、しっかりした会社です。

昨年、ある顧客から完成原料の不具合ロットの指摘がありました。連絡が届いたのは金曜日の午後でした。メーカー側が把握していたのは完成品のロット番号だけです。すぐには分からなかったのは、そのバッチにどの原材料ロットが投入されたか、同じ原材料ロットを使った別の完成バッチはどれか、そして自社のどの顧客が関連出荷を受け取っていたか、でした。

チームは一週間近くを紙の追跡に費やしました。該当期間の受入記録を引き出し、原材料のロットコードを生産バッチシートと手作業で照合し、さらにそのバッチシートをパッキングリストや売上請求書へと順方向にたどりました。同じコードが二通りに書かれていたため、複数のロットで再確認が必要になりました。追跡が完了したときには、下流の顧客の一社がすでに完成品を小売に向けて出荷していました。

幸い健康被害はありませんでした。しかしメーカーは、本来必要だった範囲より広いリコールの全費用を負担し、経営陣は一週間を奪われ、最大の取引先との緊迫したレビューに直面しました。現場の責任者が率直に述べた教訓はこうでした。ロットは追える。ただし、速くは追えない。

「追える」ことと「速く追える」ことの間の、まさにその隙間を埋めるのが、構造化されたロット管理です。

何が変わるのか

ロット管理がバインダーとスプレッドシットではなく、基幹システム（ERP）のなかに置かれると、リコールのあり方は三つの点で具体的に変わります。

第一に、ロットは行項目の端に走り書きされたメモではなく、在庫上の第一級の対象になります。受入、倉庫間の移動、生産での消費、顧客への出荷といった在庫のあらゆる動きが、ロットに対して記録されます。受入から出荷まで一貫した一つのコードが貫きます。

第二に、追跡は調査ではなく照会になります。疑わしいロットは、それを含む完成品を受け取ったすべての顧客へ（順方向）、それを支える原材料ロットを供給したすべての仕入先へ（逆方向）、一度の検索でたどれます。先の岡山のメーカーなら、一週間ではなく数分で答えが出ていたはずです。

第三に、データが監査可能になります。システム上のすべての記録変更には、誰が、いつ、という情報が伴います。監督官庁や顧客から「どうやってその追跡が完全だと分かるのか」と問われたとき、束のコピーではなく、記録のシステムを示せます。

これがリコールのためのロット管理の実用的な中核です。これは個々の製品に固有の識別子と規制報告の経路を持たせる、医薬品レベルのシリアライゼーションではありません。食品、原料、化学、軽量製造にふさわしい、バッチレベルのトレーサビリティです。求められればただちに、どの完成品ロットが影響を受け、それがどこへ行ったかを示します。

周囲の在庫規律がこれを補強します。在庫はロケーションと倉庫ごとに保持されるため、ロットの照会は物理的な置き場所も教えます。在庫移動オーダーは、ロケーション間の移動に独自の記録を伴わせます。出荷には配送方法が入り、発注に紐付けられるため、順方向の追跡は推測ではなく実際の発送記録で終わります。在庫操作は消費と廃棄を区別し、廃棄を通常の消費とは別の在庫引き出しの動きとして扱うため、廃棄されたリコール品は、理由不明の償却に埋もれることなく、明確な在庫動きとして記録されます。その廃棄を特定の総勘定元帳の勘定に着地させたい場合は、手動で仕訳を起票し、会計担当者と処理をすり合わせます。

手順

リコール対応の点検に、実際の事故は必要ありません。現在の体制にこのチェックリストを当てはめれば、隙間は自ずと浮かび上がります。

1. ロット管理すべき製品をすべて書き出す。食品、飲料、原料、化学、医薬品原料、そして賞味期限や安全性に関わる完成品はすべてこのリストに載せます。名前が挙げられなければ、追跡もできません。

2. すべての受入で仕入先のロットまたはバッチコードが記録されているか確認する。直近10件の購買受入を開いてください。各明細にロット番号はあるでしょうか。在庫が保管場所へ移される前の受入の段階で捉えられているでしょうか。受入時のコードの欠落が、逆方向の追跡が失敗する一番の原因です。

3. すべての出荷で出荷したロットが記録されているか確認する。直近10件の売上出荷を開いてください。各明細は製品ではなく、特定のロットに紐付いているでしょうか。順方向の追跡は、品物が建物を出るときに書かれたコードの質次第です。

4. ロット番号の採番規則を定める。仕入先は独自のコードを使います。社内で別のコードを加えることもあるでしょう。システム上でロットをどう記録するか、例外なく適用する一つの規則を決めてください。同じ物理的なロットに二つのコードがあることが、一週間がかる追跡の始まりです。

5. 生産が原材料ロットと完成ロットをどう結ぶか定義する。メーカーにとって完成ロットは投入ロットの配合です。システムは両者を結ばなければなりません。完成ロットを逆方向にたどれば投入原材料に達し、原材料ロットを順方向にたどればそれを使ったすべての完成ロットに達するように。

6. 模擬リコールを実施する。現在在庫にある、あるいは最近出荷したロットを一つ選んでください。完全な追跡を一時間で出すという目標を自分に課します。どの顧客が受け取り、どの仕入先が供給し、残った在庫はどこにあるか。一時間でできなければ、やるべきことがあります。

7. ロットのデータ品質の責任者を決める。誰も所有しないとき、ロット管理は失敗します。受入、生産、出荷のそれぞれで、ロットコードの完全性と正確さに責任を持つ人を一人、名指しで決めてください。

8. 廃棄の扱いを見直す。リコール品が廃棄されるとき、その引き出しは明確な理由とともに在庫動きとして記録されなければなりません。システムが廃棄を通常の消費とは別の独立した操作として扱うことを確認し、リコールの影響が文書化されるようにします。その償却を特定の総勘定元帳の勘定に着地させたい場合は、手動で仕訳を起票し、会計担当者と処理をすり合わせます。

9. リコール手順そのものを文書化する。データが整ったら、誰に通知し、誰が顧客への連絡を承認し、追跡レポートをどう作成して共有するかを書き出します。データは、その周囲の人と手順が明確でなければ役に立ちません。

10. 半年後に再テストする。ロットは崩れます。新製品が現れ、担当者が入れ替わります。一度うまくいったリコール体制は、知らずのうちに劣化します。模擬リコールを一度きりのプロジェクトではなく、定期的な訓練として扱ってください。

よくある質問

ロット管理は、個別製品レベルの完全なシリアライゼーションを意味しますか。

いいえ。ロット管理はバッチレベルで動作し、それが食品、原料、化学、軽量製造に適した粒度です。一つの生産バッチや仕入先ロットを一つの単位として追跡し、個々の製品に固有のシリアルを振るわけではありません。個別識別子と規制報告を伴うシリアライゼーションは、医薬品向けのより重い規律です。多くの中小企業がリコール通知に答えるために必要なのは、シリアライゼーションではなく、バッチレベルのトレーサビリティです。

ロットの追跡は現実的にどれくらいの時間で終わるべきですか。

ロットデータが基幹システム（ERP）のなかで一貫して捉えられていれば、順方向と逆方向の追跡は数分で解決するはずです。チェックリストのステップ6の目標、報告書の取りまとめを含めて一時間は、よく保養されたシステムなら達成可能です。もし現在の体制で数日かかるなら、ボトルネックは追跡そのものではなく、ほぼ常に受入や出荷でのロットコードの不整合にあります。

リコールは不良品以外に何を負担させるのでしょうか。

在庫そのものは、往々にして最も小さな負担です。より大きな負担は、経営陣の時間、失われた顧客の信用、そして追跡が不正確なために必要以上に広い範囲のリコールになることです。きれいなロットの来歴を証明できるメーカーは、生産の広い期間ではなく、該当バッチだけをリコールできることが少なくありません。きれいなロット管理は、コンプライアンスの道具であると同時に、マージンを守る道具でもあります。

重要なポイント

リコールへの備えは、製品の問題である前に、データの問題です。すべてのロットを名指しし、それをすべての顧客までたどり、一本の照会で仕入先まで結び戻せるメーカーこそが、通知を生き延びても取引とマージンを損なわないメーカーです。紙はそれを与えません。在庫にロット管理を組み込んだ基幹システム（ERP）が、それを与えます。

Kikan System のロット管理

Kikan System は、日本のメーカーに本稿が描く在庫の基盤を提供します。ロットとバッチの追跡が在庫移動、ロケーション、移動、出荷に結びつき、リコールの追跡が一本の照会で順方向と逆方向に動きます。受入、生産、発送のすべてで在庫が同じ構造で保たれ、J-SOX内部統制のためにすべての記録変更が記録されます。システムは日本語と英語でネイティブに作られ、各社のデータは役割ベースのアクセスとパスワードレスのパスキー認証で隔離されます。

Kikan System は最大2ユーザーまで無料、カード不要でご利用いただけます。(-> 始める)(/#get-started)

基幹システム（ERP）の選定がまだ早い段階であれば、二つの関連ガイドが参考になります。クラウドERP基幹システムの選び方と、日本におけるバイリンガル基幹システム（ERP）の意義です。